Liquidación de sueldos y F.931: qué tiene que resolver tu sistema

Liquidar sueldos en Argentina no es multiplicar horas por un valor. Cada recibo combina el convenio colectivo del empleado, las horas extra con sus recargos, las licencias que marca la Ley de Contrato de Trabajo, los aportes y contribuciones, y, dos veces por año, el aguinaldo. Después, todo eso se declara en el F.931. Cuando la liquidación vive en una planilla aparte del resto de la gestión, cada mes se repite el mismo trabajo manual y cada cambio de convenio es una oportunidad de error. Esta guía repasa qué tiene que resolver un sistema para que eso no pase.

1. El convenio colectivo, cargado una sola vez

La mayoría de los empleados en relación de dependencia está alcanzada por un convenio: define categorías, básicos, adicionales (antigüedad, presentismo) y sus actualizaciones. Un buen sistema guarda el convenio como dato y arma la liquidación a partir de él: elegís el empleado y el período, y el básico y los adicionales se completan solos. Cuando el sindicato acuerda un aumento, se actualiza el convenio una vez, no cada recibo.

2. Horas extra con el recargo correcto

La LCT fija el recargo de las horas suplementarias: 50 % en días comunes y 100 % los sábados después de las 13 horas, los domingos y los feriados. Si el sistema solo admite "horas extra" como un número suelto, la diferencia entre un recargo y otro termina calculándose a mano. Pedí que las horas se carguen por tipo y que el importe salga del valor hora del empleado.

3. Licencias que impactan en el recibo

Las licencias especiales de la LCT tienen topes y reglas de pago propias: matrimonio (10 días corridos), nacimiento (2 días), fallecimiento de cónyuge, hijo o padres (3 días), de un hermano (1 día) y examen (2 días por examen). Las vacaciones se pagan con un valor diario distinto del habitual, porque el sueldo mensual se divide por 25 y no por 30. Si las licencias se cargan en un lugar y la liquidación se hace en otro, alguien tiene que acordarse de trasladar cada una. El sistema tiene que tomar la licencia aprobada y reflejarla en el recibo del mes.

4. Aguinaldo sin cálculo paralelo

El sueldo anual complementario equivale al 50 % de la mayor remuneración mensual devengada en cada semestre y se paga en dos cuotas: hasta el 30 de junio y hasta el 18 de diciembre. Para quien ingresó o egresó durante el semestre corresponde la parte proporcional. Todo eso ya está en el historial de liquidaciones, así que el sistema puede calcularlo solo, empleado por empleado, sin una planilla aparte.

Si para liquidar el aguinaldo hay que exportar los sueldos del semestre a una planilla, el sistema no está resolviendo el problema: lo está trasladando.

5. El F.931 que coincide con lo que liquidaste

El F.931 es la declaración jurada mensual de aportes y contribuciones a la seguridad social. Su base es lo que efectivamente se liquidó en el período: el básico, los adicionales, las horas extra y las licencias remunerativas. Dos puntos a revisar en cualquier sistema:

• Que salga del período elegido, con las alícuotas vigentes cuando se liquidó, y no de la nómina de hoy. Si se reconstruye un mes pasado con los sueldos actuales, el número no coincide con lo que se pagó.
• Que incluya a quien ya no está. Un empleado que se fue en marzo sigue formando parte del F.931 de febrero.

6. Errores que se corrigen sin romper nada

Una liquidación mal hecha no se borra: es un recibo y tiene su asiento contable. Lo correcto es anularla con un motivo, revertir su asiento y volver a liquidar el período. Preguntá cómo se corrige un error en el sistema que evaluás: si la respuesta es "se edita a mano" o "se borra", vas a perder la trazabilidad de lo que pasó.

7. Recibo digital y firma del empleado

El recibo en papel firmado y archivado en una carpeta es cada vez más difícil de sostener. Un portal donde el empleado ve sus recibos y los firma desde el celular ahorra impresiones y deja registro de cuándo se firmó cada uno. También le da al empleado un lugar para pedir vacaciones sin pasar por una planilla.

8. Sueldos conectados con la contabilidad y la tesorería

Cada liquidación tiene que generar su asiento: el devengamiento de sueldos y cargas sociales, y después el pago. Y el pago tiene que salir de una cuenta concreta, para que el saldo del banco refleje lo que realmente se transfirió. Si sueldos vive en un sistema aparte, alguien vuelve a cargar todos los meses en contabilidad lo que ya se cargó en la liquidación.

En resumen

Para evaluar un sistema de sueldos, tomá un mes real con horas extra, una licencia y un ingreso a mitad de período, y pedí que lo liquiden delante tuyo. Revisá que el F.931 de ese mes coincida con los recibos, que el aguinaldo salga solo y que el asiento contable aparezca sin cargar nada dos veces. Si eso funciona, lo demás también. Para el resto de la evaluación de un ERP, repasá el checklist para elegir un ERP.